Je suis fatigué, comme beaucoup d'entre vous, des réunions qui s'éternisent sans décision, des convocations qui auraient pu être un email et des participants présents mais absents. Après des années à piloter des équipes et à conseiller des organisations, j'ai mis au point un protocole en 6 règles simple et immédiatement applicable pour réduire les réunions inutiles. Je l'applique systématiquement avec mes clients et dans mes équipes — et les gains en temps et en sérénité sont rapides.
Pourquoi un protocole plutôt qu'une charte ou un cours magistral ?
On trouve beaucoup de bonnes pratiques sur le sujet : agendas, timing strict, compte-rendu. Le problème n'est pas l'absence d'idées, mais la faible adhérence. Les règles trop nombreuses ou trop abstraites restent sur le papier. J'ai donc cherché un format simple, mémorisable, et surtout applicable dès demain. Ces six règles sont conçues pour être pratiquées, évaluées et mesurées.
Avant de commencer : les signes qui montrent que vous avez besoin de ce protocole
Posez-vous ces questions honnêtement :
Si vous avez répondu "souvent" à au moins une, ce protocole va vous aider. Il cible trois objectifs : réduire le volume, augmenter la valeur (décisions/outputs), et restaurer du temps de travail concentré.
Le protocole en 6 règles (à appliquer dès demain)
Pour chaque réunion envoyée, l'invitation doit contenir en 1 ou 2 lignes : l'objectif précis et le livrable attendu (décision, approbation, brainstorming avec synthèse, etc.). Si l'objectif est flou, ne conviez pas. J'exige souvent : "Décision sur le plan de go-to-market (oui/non + ajustements)". Cela déplace l'attente de "parler" vers "décider".
Cadrez la durée : 50% du temps pour le point principal (présentation synthétique), 30% pour les questions factuelles, 20% pour la décision/actions. Exigez une préparation courte (un slide ou un doc d'une page) envoyé 24 h avant. J'utilise souvent Google Docs ou Notion pour un accès commun et une lecture asynchrone possible.
Les slides gonflent le temps passé à les créer et à les lire. Je préfère un document partagé (one-pager) structuré : contexte, options, recommandation, impacts, décision requise. Les slides restent utiles pour les présentations publiques, mais pas pour les réunions opérationnelles.
Chaque réunion doit indiquer qui a la responsabilité finale de la décision. Sans décideur clair, vous stimulez la réunionnite. Le décideur peut déléguer, mais la responsabilité doit être claire. J'ai souvent vu des débats interminables parce que tout le monde "donne son avis" sans qu'une personne ne tranche.
Si plus de 6 à 8 personnes sont nécessaires, scindez la réunion en deux phases : une phase de revue avec les décideurs/clés, une phase d'information ou consultation plus large. Trop de participants = dilution des responsabilités et perte d'efficacité. La règle des deux pizzas d'Amazon fonctionne bien : si deux pizzas ne nourrissent pas le groupe, il est trop grand.
Fin de réunion : résumé de 2 lignes avec décisions et actions (qui fait quoi, pour quand). Envoyez ce résumé dans l'heure. Sans ce compte-rendu, la probabilité que les décisions produisent des effets est faible. J'utilise un template simple dans Slack ou Teams pour enregistrer immédiatement les actions et les deadlines.
Mise en pratique : checklist pour organiser une réunion
| Avant | Objectif clair ? Document d'1 page envoyé 24h avant ? Décideur identifié ? |
| Pendant | Temps respecté ? Résumé de décision produit ? Actions assignées ? |
| Après | Compte-rendu envoyé en 1h ? Actions suivies ? Prochaine réunion vraiment nécessaire ? |
Objections courantes et réponses pratiques
« Mais on a besoin de tout le monde pour aligner » — Non. Vous avez besoin des personnes clés pour décider et d'un process de consultation pour les aligner en amont. Demandez des commentaires asynchrones sur le document d'1 page.
« Les sujets complexes demandent du temps » — Oui, mais organisez-les en micro-décisions. Divisez le sujet en jalons et décidez par étapes. Vous gagnerez en vitesse d'exécution et en qualité de décision.
« Les gens ne préparent pas » — Rendre la préparation visible : créez une checklist dans l'invitation (lu/ok/commenté). L'absence de préparation doit être sanctionnée par la non-tenue de la réunion ou par l'exclusion du débat décisionnel si la personne est absente/désengagée.
Outils pour accélérer l'adoption
Quelques outils que j'utilise et recommande :
Enfin, transformez l'application du protocole en KPI : nombre de réunions par personne/semaine, taux de réunions avec décisions prises, temps moyen passé en réunion. Mes clients mesurent souvent une réduction de 20 à 40 % du temps de réunion en 3 mois simplement en appliquant ces règles et en mettant un peu de discipline.
Si vous voulez, je peux partager un template d'invitation et un one-pager prêt à l'emploi que vous pourrez coller dans votre calendrier dès aujourd'hui.